Wszyscy, którzy prowadzą swoje przedsiębiorstwo, ale również i gros osób dokonujących zakupów przez internet, mieli choć raz styczność z fakturą proforma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i co go odróżnia od typowej faktury.
Faktura proforma – czy to dokument księgowy?
Po łacinie pro forma oznacza „dla pozoru”, dlatego nierzadko można spotkać się z objaśnieniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dowodem księgowym, zatem nie uwzględnia się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Warto jednakże zostawić ją np.dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dokument handlowy, będący formą propozycji pewnej oferty. Nie jest dowodem zrealizowania usługi czy zakupu towaru, czyli w myśl przepisów ustawy o VAT nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, bowiem tyczy się sprzedaży bądź usługi, która jeszcze nie jest zrealizowana, zatem warunki transakcji w niej sformułowane mogą w każdej chwili być zmienione.
Proforma nie zwalnia z obowiązku dostarczenia wiążącej faktury VAT
Faktura proforma posiada te same dane oraz przypomina z wyglądu fakturę VAT, miedzy innymi:
- datę oraz miejsce jej wystawienia,
- dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
- nazwę usług bądź towarów, będących przedmiotem transakcji (wraz z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
- informacja o wysokości uwzględnionych zniżek,
- stawka i naliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- określenie terminu wniesienia opłaty,
- określenie prognozowanego terminu doręczenia towaru lub realizacji usługi.
Aby nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe, taką fakturę wystawca musi oznaczyć wyraźnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Powinno się również mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie przygotowuje się w momencie, kiedy kontrahent wpłaci już zaliczkę czy też wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji.
